Talous- ja hallintojohtaja, pidä huolta sopimusten toteutumisesta ja minimoi samalla sopimusriskit.
Tietoviikon tietohallintojohdolle suunnatussa artikkelissa ”CIO, oletko ulkoistanut liikaa?” pohdittiin tietohallintojohdon roolia ja tehtäviä ulkoistumisboomissa ja -paineissa. Artikkeli listaa seitsemän hälytysmerkkiä, jotka ovat signaaleita hallinnan osittaisesta menettämisestä.
Vaikka artikkelin lähestymiskulma onkin ulkoistussopimukset, niin osa pohdinnoista osuu tarkasti myös muiden tukifunktioiden arkeen. Aivan samanlaisia hallinnan paineita kohdistuu tietohallinnon ohella myös talous- ja hallintojohtoon sekä henkilöstövastaaviin. Miten hyvin yksikkösi hankinta- ja yhteistyösopimukset ovat hallussa? Onko sinulla kokonaiskuva vastuullasi olevasta sopimuskannasta?
Tukifunktioiden johto sopimusniiloina ja paperiarkiston vankeina
Kun asiaa katsotaan sopimusten hoidon ja hallinnan näkökulmasta, Tietoviikon listan kohdat ”It-johtaja hukkuu paperipinojen alle” ja erityisesti ”It-päättäjistä on tullut sopimusniiloja” osuvat kivuliaasti sopimusten hoitoon yleisesti. Talous- ja hallintojohto sekä tietohallinto & henkilöstöjohto ovat vastuussa yksikkönsä sopimuksista; luonnollisesti niiden tekemisestä ja solmimisesta, mutta myös niiden toteutumisesta.
Laadintavaiheessa käytetään usein lakiammattilaisten apua, mutta allekirjoituksen jälkeen sopimus ja siinä sovitut vastuut ja hyödyt ovat yksikön johdon vastuulla, ja se unohtuu helposti. Tavallista on, että sopimus kaivetaan esiin kun joku kysyy siihen liittyen jotakin, tai vasta kun ’piru on merrassa’.
Sopimuksissa sovitun toteutumisen seuranta ei ole vaikeaa. Sen tulisi olla osa jokapäiväistä bisnestä, sillä se on myös keskeinen osa organisaation riskienhallintaa. Tästä laistetaan usein yksinkertaisesti siksi, että se on hankalaa. Kun sopimustieto on paperiarkistossa, dokumentinhallintajärjestelmän uumenissa tai sähköpostissa, se on usein työlästä löytää.
Tutkimme syksyllä sopimustenhallinnan tilaa Suomessa ja karu todellisuus usemmissa organisaatioissa on se, että tukifunktioissa hallinnosta vastaavat henkilöt tekevät (tai teettävät) valtavan määrän manuaalista työtä, jotta sopimukset olisivat edes jotenkin hanskassa. Tarpeeton paperityö/manuaalinen työ = turhia kustannuksia ja tiedostamattomia riskejä.
Kolme ehdotusta talous- ja hallintojohdolle sekä tietohallinnolle
- Paranna sopimusten toteutumista. Älä unohda sopimusta allekirjoituspäivän jälkeen, vaan panosta sopimuksen toteutumisen seurantaan ja varmistamiseen yhtä paljon kuin sopimuksen laadintaan. Hyödyt ovat tuntuvia.
- Tavoittele läpinäkyvyyttä osana sopimusriskien hallintaa. Varmista, että sopimustieto on sitä tarvitsevien kollegoiden saatavilla (vaikka olisit itse poissa toimistolta).
- Tarkkaile paljonko omaa työaikaasi tai assistenttisi työaikaa kuluu sopimustietojen etsimiseen (sähköpostista, dokumentinhallintasysteemistä). Saatat yllättyä.
Sopimusasioiden kuntoon laittaminen on tuottava askel ja myös työpäivän helpottaja henkilökohtaisella tasolla. Se on myös oleellista liiketoiminnalle siinä missä organisaatiosi toiminnanohjaus- ja asiakkuudenhallintahankkeetkin. Mutta paljon helpompi rasti.
–Riitta
PS. Mikäli aihe kiinnostaa, katso myös ”Viisi kysymystä sopimustenhallinnasta”
